مقاله بررسی پایگاه داده در 82 صفحه ورد قابل ویرایش 

فهرست

عنوان                                                                                                       صفحه

چكیده

مقدمه

فصل1: پایگاه داده چیست؟.............................................................................................. 1

یك مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات................................................................................................................. 1

ركوردها و فیلدها......................................................................................................................................................... 2

جداول و پایگاههای داده............................................................................................................................................. 2

دونمای Datasheet و Forms ............................................................................................................................... 3

شروع Access............................................................................................................................................................ 4

بازكردن پایگاه داده نمونه Northwind................................................................................................................... 5

پنجره Data base...................................................................................................................................................... 6

نوارهای ابزار Access............................................................................................................................................... 7

پسوند نام فلیل های Access..................................................................................................................................... 8

فكر كردن در مورد فیلدها........................................................................................................................................... 8

ویژگی Online Help............................................................................................................................................... 9

به كارگیری دستیار Office........................................................................................................................................ 9

به كارگیری كادر Ask a Question برای دریافت كمك........................................................................................ 10

استفاده از پنجره Help جهت دریافت كمك............................................................................................................. 10

استفاده از Online Help در كاردهای محاوره......................................................................................................... 12

بستن یك پایگاه داده................................................................................................................................................... 12

بستن Access............................................................................................................................................................ 12

فصل 2: ایجاد پایگاهای داده در Access.......................................................................... 13

عنوان                                                                                                       صفحه 

تولید یك پایگاه داده جدید و خالی............................................................................................................................ 13

انتخاب جدول نمونه.................................................................................................................................................... 13

انتخاب فیلدها.............................................................................................................................................................. 14

تغییر دادن نام فیلدها................................................................................................................................................... 15

تعیین كلید اولیه............................................................................................................................................................ 16

وارد كردن داده ها در جدول....................................................................................................................................... 17

تغییر پهنای ستونها....................................................................................................................................................... 19

سوئیچ كردن به نمای Design................................................................................................................................... 20

تولید ایندكس............................................................................................................................................................... 21

فصل 3 تصحیح پایگاههای داده Access.......................................................................... 24

تغییر و حذف ركوردهای یك پایگاه داده.................................................................................................................... 24

نوع داده (Data Type)............................................................................................................................................. 26

تغییر نوع داده ها.......................................................................................................................................................... 28

اضافه كردن فیلدهای جدید به یك جدول.................................................................................................................. 29

تغییر دادن ترتیب فیلدهای یك جدول........................................................................................................................ 31

ذخیره كردن یك پایگاه داده روی فلاپی دیسك......................................................................................................... 31

ذخیره كردن یك پایگاه داده Access روی دیسك................................................................................................... 32

فصل 4: كارآمد كردن پایگاههای داده............................................................................... 33 

مرتب كردن ركوردهای جدول.................................................................................................................................... 33

ذخیره كردن قواعد مرتب سازی در قالب یك معیار.................................................................................................. 35

فیلتر كردن ركوردهای یك جدول............................................................................................................................... 37

ذخیره كردن قاعده یك فیلتر در قالب یك معیار........................................................................................................ 40

عنوان                                                                                                       صفحه 

تولید یك معیار با استفاده از یك ویزارد..................................................................................................................... 41

اضافه و حذف كردن فیلدها در یك معیار................................................................................................................... 44

یافتن داده ها................................................................................................................................................................ 45

فصل 5: كار با فرمها......................................................................................................... 47

تولید فرم با استفاده از ویزارد Form......................................................................................................................... 47

گشت و گذار در نمای Form.................................................................................................................................... 50

كاركترهای جانشین در فیلترها  و معیارها................................................................................................................... 53

تولید فرمی با فیلدهای كامل........................................................................................................................................ 54

به كارگیری یك فرم جهت تولید ركوردهای جدید.................................................................................................... 55

تصحیح جانمایی و محتوای فرمها............................................................................................................................... 56

فصل 6: كار با گزارشها.................................................................................................... 63

اولین گزارش .............................................................................................................................................................. 63

ویژگی AutoReport................................................................................................................................................ 63

گزارش گروه بندی Grouped Report.................................................................................................................. 65

تصحیح گزارش............................................................................................................................................................ 69

نمای report Design .............................................................................................................................................. 70

خواص گزارشها........................................................................................................................................................... 70

قالب بندی فیلدهای یك گزارش................................................................................................................................. 71

تولید زیر مجموع برای گروه ها................................................................................................................................... 75

محاسبه مقادیر مجموع در كل گزارش........................................................................................................................ 76  

فصل 1

پایگاه داده چیست؟

یك مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات

هر پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به یك عنوان یا موضوع خاص می باشد. این مجموعه معمولاً به نحوی سازماندهی می شود كه كاربر بتواند:

        ·آیتم های اطلاعاتی دلخواه خود را در آن دریابید.

        ·آیتم های جدیدی را كه با آنها مواجه می شوید، به آن اضافه كنید.

پایگاههای داده الزاماً در كامپیوتر نگهداری نمی شوند. برای مثال كتابچه های آدرس و فهرستهای تلفن پایگاههای داده ای هستند كه روی كاغذ ثبت شده اند  (هر چند ممكن است افراد بسیار معدودی آنها را پایگاه داده بنامند)

اما نگهداری یك پایگاه داده در كامپیوتر، باعث تسهیل و تسریع فرآیند دست كاری اطلاعات موجود در آن

می شود. برای مثال با بكارگیری یك فهرست تلفن (چاپ شده روی كاغذ) به راحتی می توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختیار داشتن نام آنها پیدا كنید. اما عكس این موضوع صادق نبوده و یافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسیار دشوار خواهد بود.

اما با استفاده از یك فهرست تلفن كامپیوتری اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بیشتری می توان دریافت كرد. همچنین با استفاده از چنین فهرست تلفنی نام تمام افرادی كه در یك خیابان بخصوص زندگی می‌كنند یا تمام افرادی كه نام كوچك آنها Paul می باشد، را به راحتی پیدا كرد.

پایگاههای داده كامپیوتری انعطاف پذیر هستند. بدین معنی كه روشهای بسیار متعدد و متنوعی را برای كار كردن با اطلاعات (حتی مقادیر بزرگی از اطلاعات) تدارك می بینند. نرم افزار Microsoft Access نمونه ای از سیستمهای مدیریت پایگاههای داده (برنامه هایی كه امكان تولید و مدیریت پایگاههای داده در كامپیوتر را فراهم می كنند)

ركوردها و فیلدها

معمولاً اطلاعات موجود در یك پایگاه داده، به كوچك ترین اجزا تقسیم می شوند. هر یك از این اجزا در فیلد مخصوص به خود قرار می گیرد. برای مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در یك پایگاه داده كاربر،

 نمی تواند تمام اطلاعات هر فرد را در یك فیلد واحد، نظیر آنچه در زیر نشان داده شده است را وارد نماید.

بلكه به طور طبیعی هر قطعه از اطلاعات را در فیلد جداگانه ثبت می كند تا امكان تشخیص و تمیز دادن آنها از یكدیگر فراهم شود.

جداول و پایگاههای داده

به مجموعه ای از ركوردها، جدول گفته می شود. چنانچه یك پایگاه داده تنها حاوی یك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پایگاه داده خواهد بود. در این مهارت ICDL تنها با پایگاههای داده سرو كار دارد كه حاوی یك جدول هستند. تنها چیزی كه باید در مورد دسته ای از پایگاه داده كه حاوی بیش از یك جدول هستند بدانید،‌ این است كه Access امكان ایجاد آنها را فراهم می كند.

هنگامی كه با هزارها یا صدها هزار ركورد سروكار دارید، بحث به كارگیری یك سیستم مدیریت پایگاههای داده پیش می آید. برای مثال چنان چه از كامپیوتر خواسته شود، تنها ركوردهایی را (از میان صدها هزار ركورد موجود در پایگاه داده) استخراج كرده و نمایش دهد كه نام خانوادگی (فیلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستی (فیلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز می شود، مدیریت پایگاه داده این كار را با سرعتی فراتر از حد تصور و توانایی بشر انجام می دهد.

اما سیستمهای مدیریت پایگاه داده فاقد «قوه درك مرسوم» می باشند. برای مثال، چنان چه اطلاعات را در فیلدهای صحیح وارد نكرده  باشید، سیستم مدیریت پایگاه قادر به تصحیح این اشتباه نخواهد بود.

دو نمای Forms , Datasheet

نرم افزار Access و بسیاری از سیستمهای دیگر مدیریت پایگاههای داده، امكان مشاهده و دست كاری اطلاعات را به دو روش فراهم می كنند. روش اول متضمن مشاهده و دست كاری اطلاعات در یك داده برگ (نمای Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست كاری اطلاعات در فرمهای

(نمای Forms) می باشد.

در نمای Datasheet می توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (یك ستون برای هر فیلد) و ردیفها (یك ردیف برای هر ركورد) مشاهده كرد. ظاهر پایگاههای داده در این نما همانند صفحات گسترده تصویر زیر یك پایگاه داده نمونه را در نمای Datasheet نشان می دهد.

نمونه ای از نمای Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهای متعدد را فراهم می كند

اما نمای Forme  در هر لحظه تمام یا بخش منتخبی از اطلاعات یك ركورد واحد را نشان می دهد. نمای Forme می تواند با فرمتی نمایش یابد كه موجب تسهیل در خواندن اطلاعات پایگاه داده گردد. می توانید یك فرم را به روشی سازماندهی كنید كه مانند یك فرم كاغذی، فیلدها را در موقعیتهای مناسب و دلخواه شما به نمایش درآورد. یك روش مناسب برای فراگیری بیشتر در مورد پایگاههای داده كامپیوتری، بررسی چند نمونه ای از این پایگاههای داده و گشت و گذار در آنها می باشد. نرم افزار Access دارای سه پایگاه داده نمونه به نامهای Solution , Orders , Northwind خواهیم پرداخت؛ اما قبل از این كار لازم است برنامه Access را شروع  كرد.

شروع Access

به منظور شروع برنامه Access به یكی از این دو روش عمل كنید:

روی آیكون Microsoft Access دابل كلیك كنید.

تعیین یك كلید اولیه

1- در دومین صفحه Table كه در آن نام  جدول جدید را مشخص كردید، گزینه No, I’ll set the primary key  را انتخاب كرده و روی دكمه Next كلیك كنید.

2- در پاسخ به سؤال  « ؟ What field will hold data that is unipue for each record»  به معنی «كدام فیلد حاوی داده خواهد بود كه مقدار آن در هر ركورد منحصر به فرد می باشد؟» گزینه Number را انتخاب كنید (البته این گزینه از قبل به  عنوان گزینه پیش فرض انتخاب شده است).  در پاسخ به سؤال :

«؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزینه :
Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نمایید.

3- روی دكمه Next كلیك كنید.

4- سپس Access از شما می پرسد، در ادامه مایلید چه كاری انجام دهید: تصحیح طرح جدول،‌ وارد كردن مستقیم داده ها در جدول، یا وارد كردن داده ها در جدول با استفاده از ویزارد فرم؟

جدولی كه حاوی هیچ داده ای نباشد، كاملاً بی ارزش است؛ بنابراین اگر مایلید داده های دلخواه خود را به طور مستقیم و بدون فوت وقت در جدول وارد كنید، گزینه Enter data directly into the table را برگزینید.

5- روی دكمه Finish كلیك كنید.

6- وارد كردن داده ها در جدول

هنگام نمایش كه یك جدول تولید می كنید، Access آن را ابتدا در نمای Datasheet نمایش می دهد. محتویات جدول جدید در نمای Datasheet به قرار زیر می باشند:

        ·عنوان ستونها در ناحیه فوقانی جدول كه معادل با نام فیلدهای آن می با شد.

        ·فقط یك ردیف خالی در زیر عنوان ستونها

با كلیك كردن داخل هر یك از فیلدهای جدول، می توانید داده های دلخواه خود را در فیلد مزبور وارد كنید. برای انتقال از هر فیلد به فیلد بعدی نیز باید از كلید Tab و یا كلیدهای جهتی استفاده نمایید. البته یك استثنا در این مورد وجود دارد. فیلد  Number (كلید اولیه شما) به طور خودكار توسط Access تعیین می شود (نمی توانید عدد جدیدی را در این فیلد وارد كرده و یا عدد موجود را تغییر دهید)

بلافاصله پس از اینكه وارد كردن داده ها در یك ركورد جدید را شروع می كنید، یك سطر جدید در زیر سطر مربوط به ركورد مزبور ایجاد می شود؛ بنابراین هیچ نگرانی در مورد ایجاد ركوردهای جدید وجود ندارد. در واقع همواره یك ركورد خالی در انتهای جدول شما وجود دارد كه می توانید اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد كنید.

وارد كردن داده ها در جدول شما

1- جزئیات مربوط به تعدادی از نماها را در فیلدهای nama . Size , Migratory? Color , Name از جدول  namaوارد كنید.

در این مرحله ممكن است پهنای برخی از فیلدها كوچك تر از آن باشند كه امكان نمایش یافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. كه در مراحل بعد خواهید آموخت.  اما در مورد فیلدهای Migratory? ، اگر این فیلدها حاوی كادر كنترل باشند، برای نشان دادن فروش یك آپارتمان كافی است روی كادر كنترل مربوطه كلیك نمایید. اما چنان چه فیلدهای Migratory? حاوی كلمه «No» (به جای كادر كنترل) باشند، برای نشان دادن ویژگی برای فروش یك آپارتمان باید كلمه «Yes» را به جای كلمه «No» تایپ نمایید.

2- جدول خود را با كلیك كردن روی دكمه Close پایینی، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول

(نه پنجره Access ) ببندید. به این ترتیب Access طی پیغامی نظر شما را در مورد ذخیره كردن تغییرات اعمال شده در جانمایی جدول جویا می شود. در پاسخ به این پیغام روی دكمه Yes كلیك كنید.

3- به این ترتیب Access شما را به پنجره Database باز می گرداند.

اكنون نحوه تولید یك جدول در Access و چگونگی وارد كردن داده های یك جدول از طریق نمای Datasheet را می دانید.